FILING SISTEM TANGGAL
Filing sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun penyimpanan arsip yang bertalian. Dalam pengelompokan arsip berdasarkan tanggal ini, tahun merupakan komponen utama dan dijadikan kode laci, sedangkan bulan digunakan sebagai kode guide dan tanggal digunakan sebagai kode folder.
Pada filing tanggal, tidak diperlukam adanya daftar klasifikasi karena biasanya petugas arsip telah terbiasa dengan urutan bulan dalam satu tahun, urutan tanggal dalam satu bulan, Sistem ini digunakan apabila kegiatan surat-menyurat belum begitu banyak agar semua surat dapat disatukan dan diarsipkan dalam satu file untuk tiap periode tertentu, misalnya satu bulan. Namun apabila kegiatan suatu lembaga/organisasi berkembang menjadi lebih luas/besar dan lebih padat frekuensi kegiatanya serta menyangkut lebih banyak aspek sehingga masalah yang dihadapi pun semakin menjadi lebih beragam, maka sistem ini menjadi kurang memadai. Oleh karena itu, sistem filingnya pun sudah harus diganti dengan menggunakan filing sistem yang memadai dan sesuai dengan kegiatannya.
B. MENYIAPKAN PERALATAN ATAU PERLENGKAPAN
- Perlengkapan
- Filing cabinet, cukup berlaci satu untuk kegiatan satu tahun.Jika dirasa perlu, bisa ditambah.
- Guide, hendaknya disiapkan sebanyak 12 buah dengan judul nama bulan.
- Map folder, jumlah yang dibutuhkan sebanyak jumlah tanggal/hari dalam setahun.
- Rak sortir, berfungsi untuk menyortir surat
- Lemari kartu indeks
- Tata letak
C. PROSES PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI
1. Prosedur Penyimpanan
- Pemberian kode
- Mengisi kartu indeks
- Berdasarkan kode pada contoh kartu indeks , surat tersebut disimpan dalam laci berkode ..... dibelakang guide ... dalam folder ...
- Kartu indeks disimpan dalam lemari kartu indeks, pada laci .. sesuai dengan kode .. yang tertera pada tab kartu indeks
Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan prosedur sebagai berikut.
- Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks
- Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
- Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci, guide, dan folder sesuai dengan kodenya