Filing Sistem Tanggal

FILING SISTEM TANGGAL

A.      PENGERTIAN FILING SISTEM TANGGAL
 Filing sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun penyimpanan arsip yang bertalian. Dalam pengelompokan arsip berdasarkan tanggal ini, tahun merupakan komponen utama dan dijadikan kode laci, sedangkan bulan digunakan sebagai kode guide dan tanggal digunakan sebagai kode folder.
Pada filing tanggal, tidak diperlukam adanya daftar klasifikasi karena biasanya petugas arsip telah terbiasa dengan urutan bulan dalam satu tahun, urutan tanggal dalam satu bulan, Sistem ini digunakan apabila kegiatan surat-menyurat belum begitu banyak agar semua surat dapat disatukan dan diarsipkan dalam satu file untuk tiap periode tertentu, misalnya satu bulan. Namun apabila kegiatan suatu lembaga/organisasi berkembang menjadi lebih luas/besar dan lebih padat frekuensi kegiatanya serta menyangkut lebih banyak aspek sehingga masalah yang dihadapi pun semakin menjadi lebih beragam, maka sistem ini menjadi kurang memadai. Oleh karena itu, sistem filingnya pun sudah harus diganti dengan menggunakan filing sistem yang memadai dan sesuai dengan kegiatannya.
B.       MENYIAPKAN PERALATAN ATAU PERLENGKAPAN

1. Perlengkapan

Perlengkapan yang dibutuhkan untuk mendukung sistem ini, yaitu:

• Filing cabinet, cukup berlaci satu untuk kegiatan satu tahun.Jika dirasa perlu, bisa ditambah.
• Guide, hendaknya disiapkan sebanyak 12 buah dengan judul nama bulan.
• Map folder, jumlah yang dibutuhkan sebanyak jumlah tanggal/hari dalam setahun.
• Rak sortir, berfungsi untuk menyortir surat
• Lemari kartu indeks

1. Tata letak

Pada bagian depan laci filing cabinet, diberi tanda tahun yang sedang berjalan sebagai judul atau pokok masalah. Dalam laci disusun guide-guide yang di belakangnya disusun folder-folder. Guide yang diletakkan paling depan diberi judul/kode bulan Desember, di belakangnya disusun folder sebanyak 31 dan diberi nomor 1 sampai dengan 31 (sesuai dengan jumlah tanggal dalam bulan tersebut ) dan seterusnya sampai dengan guide paling belakang yang diberi judul/kode Januari,yang dibelakangnya ditempatkan folder-folder sebanyak 31 (sesuai dengan jumlah tanggal pada bulan tersebut).

C.      PROSES PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI
1. Prosedur Penyimpanan

• Pemberian kode

Yaitu kode surat diambil dari tahun, bulan , dan tanggal penyimpanan arsip yang bertalian

• Mengisi kartu indeks
• Berdasarkan kode pada contoh kartu indeks , surat tersebut disimpan dalam laci berkode ..... dibelakang guide ... dalam folder ...
• Kartu indeks disimpan dalam lemari kartu indeks, pada laci .. sesuai dengan kode .. yang tertera pada tab kartu indeks

2. Prosedur penemuan kembali
Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan prosedur sebagai berikut.

1. Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks
2. Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
3. Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci, guide, dan folder sesuai dengan kodenya